Lowongan Administrasi dibuka untuk mendukung operasional kantor di Jakarta Timur. Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen pengiriman, pencatatan data, serta koordinasi internal agar proses logistik berjalan lancar. Pros terkait posisi ini meliputi peluang pengembangan keterampilan administrasi, pengalaman industri pelayaran, dan akses ke program pelatihan internal.
Deskripsi Pekerjaan Singkat
Posisi Administrasi berperan penting dalam memastikan kelengkapan dokumen dan kelancaran komunikasi antara tim operasional kapal, gudang, dan pihak terkait. Peran ini cocok untuk pelamar yang teliti, teratur, dan mampu bekerja sama dalam tim.
Dengan bergabung, karyawan akan memperoleh pengalaman langsung di sektor logistik pelayaran serta pros yang mendukung pengembangan karier administratif di perusahaan dengan rekam jejak lebih dari tiga dekade.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Mempersiapkan dan memeriksa dokumen pengiriman (surat jalan, manifest, dan dokumen pendukung lainnya) secara teliti agar proses muat-bongkar di pelabuhan berjalan sesuai jadwal dan tanpa kendala administrasi.
- Mencatat dan mengarsipkan data penerimaan serta pengeluaran barang harian ke dalam sistem administrasi perusahaan sehingga inventaris dan riwayat pengiriman selalu dapat ditelusuri dengan mudah oleh tim terkait.
- Melakukan koordinasi aktif antara bagian operasional kapal, gudang, agen pelayaran, dan pelanggan untuk memastikan jadwal pengiriman, lokasi bongkar muat, dan persyaratan dokumen terpenuhi tepat waktu.
- Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan mengenai kegiatan administrasi operasional serta menyajikannya kepada atasan untuk keperluan evaluasi dan perencanaan operasional perusahaan.
- Memverifikasi kelengkapan faktur dan bukti pembayaran serta menyerahkannya kepada bagian keuangan untuk proses penagihan dan pencatatan akuntansi agar arus kas perusahaan tercatat dengan akurat.
- Melakukan input data pada sistem administrasi atau spreadsheet dengan akurat, termasuk pembaruan status pengiriman, perubahan jadwal, dan catatan penting lainnya agar semua pihak memiliki informasi terkini.
- Mengelola arsip elektronik dan fisik dokumen perusahaan, memastikan label, tanggal, dan lokasi penyimpanan jelas sehingga proses pencarian dokumen saat audit atau kebutuhan operasional dapat cepat dilakukan.
- Menerima dan menindaklanjuti permintaan informasi administratif dari internal maupun eksternal, mencatat temuan serta menyampaikan perbaikan prosedur jika ditemukan celah yang mengganggu kelancaran kerja.
- Mendukung proses audit internal dengan menyiapkan dokumen pendukung, menjelaskan alur administrasi sederhana, dan membantu auditor agar proses audit berjalan efektif dan efisien tanpa gangguan operasional.
- Mengelola pengadaan perlengkapan administrasi dan memastikan stok alat tulis kantor, formulir, serta kebutuhan operasional tersedia sehingga kegiatan administrasi tidak terganggu karena kekurangan peralatan.
Kualifikasi
- Warga Negara Indonesia dengan usia maksimal 35 tahun dan kondisi kesehatan yang memungkinkan bekerja di lingkungan perkantoran.
- Pendidikan minimal SMA/SMK, D3 atau S1 pada jurusan Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang lain yang relevan.
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) dan mampu membuat laporan sederhana menggunakan spreadsheet.
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia untuk menyusun surat, laporan, dan berkoordinasi antar tim.
- Teliti, rapi, serta memiliki kemampuan organisasi yang baik dalam pengelolaan dokumen dan arsip administratif perusahaan.
- Mampu bekerja secara tim maupun mandiri dengan inisiatif dalam menyelesaikan tugas rutin maupun permintaan ad hoc dari manajemen.
- Pengalaman kerja minimal 1 tahun pada posisi administrasi, khususnya di perusahaan logistik, pelayaran, atau perdagangan akan menjadi nilai tambah.
- Mampu mengatur prioritas kerja dan beradaptasi terhadap perubahan jadwal operasional yang kerap terjadi dalam kegiatan logistik.
Berkas Yang Dibutuhkan
- Surat lamaran kerja yang ditujukan kepada HRD PT Patria Maritime Lines dengan penjelasan singkat mengenai motivasi dan posisi yang dilamar.
- Daftar Riwayat Hidup (CV) lengkap yang mencantumkan pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, serta referensi yang dapat dihubungi.
- Fotokopi KTP yang masih berlaku sebagai dokumen identitas untuk proses seleksi dan administrasi internal perusahaan.
- Fotokopi ijazah terakhir atau surat keterangan lulus untuk verifikasi kualifikasi pendidikan yang tercantum dalam lamaran.
- Surat pengalaman kerja atau rekomendasi dari perusahaan sebelumnya jika ada, yang menjelaskan tugas dan durasi pekerjaan terkait administrasi.
- Pas foto ukuran terbaru untuk keperluan identitas berkas serta pembuatan file karyawan jika diterima bekerja.
- Surat keterangan sehat dari fasilitas kesehatan resmi yang menunjukkan kemampuan fisik untuk bekerja di lingkungan kantor.
- Dokumen pendukung lain seperti sertifikat pelatihan komputer, pelatihan administrasi, atau bukti pelatihan lain yang relevan untuk menambah nilai lamaran.
Benefit dan Kompensasi
- Gaji pokok yang kompetitif sesuai skala perusahaan dan penilaian berdasarkan pengalaman serta kinerja karyawan setiap periode evaluasi.
- Tunjangan transportasi untuk mendukung mobilitas karyawan yang bekerja di kantor pusat atau melakukan kunjungan operasional singkat.
- Tunjangan makan atau fasilitas makan selama jam kerja guna mendukung kebutuhan harian karyawan selama jam operasional kantor.
- Akses pelatihan dan pengembangan keterampilan administrasi yang disediakan perusahaan untuk menunjang peningkatan kapasitas kerja karyawan.
- Program kesejahteraan dasar yang mencakup rujukan medis dan dukungan administratif bila diperlukan sesuai kebijakan internal perusahaan.
- Kesempatan pengembangan karier di industri pelayaran dengan exposure terhadap proses logistik dan manajemen dokumen komoditas strategis.
- Lingkungan kerja yang terstruktur dengan prosedur kerja jelas serta dukungan tim HR untuk membantu adaptasi karyawan baru selama masa orientasi.
- Skema evaluasi dan kenaikan gaji berkala yang memberikan peluang promosi bagi karyawan berprestasi dan berkontribusi pada perusahaan.
