Tugas dan Tanggung Jawab
- Menangani administrasi harian kantor seperti pengarsipan dokumen, pengelolaan surat masuk dan keluar, serta memastikan semua dokumen proyek tersimpan rapi dan mudah diakses.
- Mencatat dan memperbarui data proyek serta inventaris peralatan menggunakan sistem atau spreadsheet, sehingga informasi ketersediaan barang dan status proyek selalu akurat.
- Berkoordinasi dengan bagian produksi dan lapangan untuk menjadwalkan pengiriman dan pemasangan peralatan, serta memastikan dokumen pendukung lengkap sebelum pelaksanaan.
- Menyusun laporan rutin seperti laporan kehadiran, laporan persediaan, dan laporan administrasi lainnya untuk kebutuhan manajemen dan audit internal perusahaan.
- Melayani komunikasi dengan klien dan vendor terkait administrasi, penjadwalan, serta permintaan dokumen, dengan sikap profesional dan responsif.
- Mengelola pembayaran dan penerimaan faktur sederhana, melakukan input data ke sistem akuntansi dasar, serta membantu proses verifikasi dokumen keuangan kecil.
- Mendukung proses rekrutmen internal dengan menjadwalkan wawancara, menyiapkan dokumen administrasi karyawan, dan mengelola data personalia dasar.
- Mengatur kebutuhan logistik kantor kecil seperti perlengkapan administrasi, koordinasi pembelian, dan memastikan ketersediaan alat tulis kantor serta kebutuhan operasional harian.
Kualifikasi
- Minimal lulusan SMA/SMK atau D3 semua jurusan; diutamakan jurusan Administrasi, Manajemen, atau Perkantoran.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di posisi administrasi atau setara, pengalaman pada perusahaan manufaktur menjadi nilai plus.
- Menguasai penggunaan Microsoft Office terutama Word, Excel, dan email; mampu membuat laporan sederhana dan tabel data.
- Teliti dalam pengelolaan dokumen, rapi dalam pengarsipan, serta mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan dan klien.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, mampu berkoordinasi dengan berbagai departemen dan pihak eksternal secara sopan dan profesional.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta sanggup menangani beberapa tugas administrasi simultan dengan prioritas yang jelas.
- Bersedia bekerja di kantor Depok dan mengikuti jam kerja perusahaan; memiliki etos kerja dan disiplin waktu yang baik.
- Mampu berbahasa Indonesia dengan baik, kemampuan bahasa Inggris dasar merupakan nilai tambah terutama untuk komunikasi dokumen impor atau vendor.
Berkas Yang Dibutuhkan
- Surat lamaran kerja yang ditujukan kepada Manajer HRD PT Kubangan Putra Karya, memuat posisi yang dilamar dan asal informasi lowongan.
- Daftar riwayat hidup (CV) yang memuat pengalaman kerja, pendidikan, serta kontak yang dapat dihubungi seperti telepon dan email.
- Fotokopi ijazah terakhir dan transkrip nilai jika tersedia, sebagai bukti kualifikasi pendidikan sesuai persyaratan posisi.
- Fotokopi KTP yang masih berlaku sebagai identitas resmi untuk keperluan administrasi rekrutmen dan penggajian.
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 atau 4×6 yang menunjukkan penampilan profesional untuk keperluan berkas personalia.
- Surat pengalaman kerja atau rekomendasi dari perusahaan sebelumnya jika ada, berguna untuk memperkuat kredibilitas pelamar.
- Dokumen pendukung lain seperti sertifikat keterampilan administrasi, kursus komputer, atau pelatihan terkait yang relevan.
- Surat keterangan sehat dari fasilitas kesehatan setempat apabila diminta pada tahap selanjutnya untuk proses onboarding.
Benefit dan Kompensasi
- Gaji pokok kompetitif sesuai standar industri dan pengalaman kerja, yang dibayarkan secara teratur setiap bulan oleh perusahaan.
- Insentif atau bonus kinerja berdasarkan pencapaian target administrasi, kepatuhan dokumen, dan kontribusi terhadap kelancaran proyek.
- Tunjangan transport atau uang makan sesuai kebijakan perusahaan untuk mendukung mobilitas dan kebutuhan sehari-hari karyawan.
- Kesempatan pelatihan internal yang mendukung peningkatan keterampilan administrasi dan pemahaman proses produksi perusahaan.
- Skema cuti dan izin sesuai peraturan perusahaan dan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
- Lingkungan kerja yang profesional dan mendukung, dengan tim yang kooperatif serta proses kerja yang terstruktur untuk kenyamanan staf.
- Peluang pengembangan karier dan promosi bagi karyawan berprestasi yang menunjukkan kemampuan dan komitmen jangka panjang.
- Fasilitas dasar kantor seperti perlengkapan kerja, ruang kerja layak, dan dukungan administrasi untuk menunjang efektivitas tugas sehari-hari.
Kesimpulan
Posisi Administrative Staff di PT Kubangan Putra Karya menawarkan kesempatan bagi kandidat yang ingin berkontribusi pada perusahaan manufaktur peralatan dapur stainless steel yang sudah berpengalaman sejak 1998 dan berstatus PT sejak 2022. Posisi ini cocok untuk individu yang teliti, teratur, dan ingin mengembangkan keterampilan administrasi dalam lingkungan industri yang terstruktur.
Keunggulan melamar pada lowongan ini termasuk kemungkinan belajar langsung tentang proses produksi dan instalasi peralatan profesional, lingkungan kerja yang mendukung pengembangan, serta paket kompensasi yang dirancang untuk memotivasi karyawan. Pastikan berkas lengkap dan kualifikasi sesuai sebelum mengirimkan lamaran agar proses seleksi berjalan lancar.
